Clausula
informativa:
Responsable:
Identidad: Ralf Peters Traducciones - NIF: X1851876P Dir.
postal: C/Toledo, 11-2; 28460 Los Molinos (Madrid) Teléfono: 678597082
Correo elect: clientes@espanolaleman.com
“En nombre
de la empresa tratamos la información que nos facilita con el fin de
prestarles el servicio solicitado, realizar la facturación del mismo. Los
datos proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación
comercial o durante los años necesarios para cumplir con las obligaciones
legales. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista
una obligación legal. Usted tiene derecho a obtener confirmación sobre si en
Ralf Peters Traducciones estamos tratando sus datos personales por tanto
tiene derecho a acceder a sus datos personales, rectificar los datos
inexactos o solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios.
Mediante las presentes cláusulas se habilita a Echanove-Fidalgo
y Asociados S.L , con dirección en Ronda de la Plazuela Nº 5, Bajo A, 28231
Las Rozas MADRID y NIF B844654276 como encargado del
tratamiento para tratar por cuenta de Ralf Peters Traducciones, en calidad
de responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios
para prestar el servicio que en adelante se especifica.
El tratamiento consistirá en Gestión.
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del
cumplimiento del objeto de este encargo, la entidad Ralf Peters Traducciones
como responsable del tratamiento, pone a disposición de la entidad Echanove-Fidalgo
y Asociados S.L , los datos de identificación y bancarios de sus clientes.
El presente acuerdo tiene una duración de
5 años , siendo renovado automáticamente salvo
decisión en contra por alguna de las partes.
Una vez finalice el presente contrato, el encargado del
tratamiento debe devolver al responsable o trasmitir a otro encargado
que designe el responsable los datos personales, y suprimir cualquier
copia que esté en su poder. No obstante, podrá mantener bloqueados los datos
para atender posibles responsabilidades administrativas o jurisdiccionales.
El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga
a:
ü
Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para
su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso
podrá utilizar los datos para fines propios.
ü Tratar
los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento.
ü
Llevar, por escrito, un registro
de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por
cuenta del responsable, que contenga:
1
El nombre y los datos de contacto del
encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el
encargado.
2
Las categorías de tratamientos efectuados
por cuenta de cada responsable.
3
Una descripción general de las medidas
técnicas y organizativas de seguridad apropiadas que esté aplicando.
ü
No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente
con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los
supuestos legalmente admisibles. Si el encargado quiere subcontratar tiene
que informar al responsable y solicitar su autorización previa.
ü
Mantener el deber de secreto respecto a los datos de
carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente
encargo, incluso después de que finalice el contrato.
ü
Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos
personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la
confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad
correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
ü
Mantener a disposición del responsable la documentación
acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado
anterior.
ü
Garantizar la formación necesaria en materia de protección
de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos
personales.
ü
Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de
acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento y
portabilidad de datos ante la gestoría, ésta debe comunicarlo por correo
electrónico a la dirección que indique el responsable. La comunicación debe
hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable
siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con
otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
ü
Notificación de violaciones de la seguridad de los datos
El encargado del tratamiento notificará al
responsable del tratamiento, sin dilación indebida y a través de la
dirección de correo electrónico que le indique el responsable, las
violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que
tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la
documentación y comunicación de la incidencia.
Se facilitará, como
mínimo, la información siguiente:
a)
Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad
de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el
número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número
aproximado de registros de datos personales afectados.
b)
Datos de la persona de contacto para obtener más
información.
c)
Descripción de las posibles consecuencias de la violación de
la seguridad de los datos personales. Descripción de las medidas
adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de
los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para
mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información
simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se
facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
Echanove-Fidalgo y Asociados
S.L , a petición del responsable, comunicará en el menor tiempo posible esas
violaciones de la seguridad de los datos a los interesados,
cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los
derechos y las libertades de las personas físicas.
La comunicación debe
realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá incluir los elementos
que en cada caso señale el responsable, como mínimo:
a)
La naturaleza de la violación de datos.
b)
Datos del punto de contacto del responsable o del encargado
donde se pueda obtener más información.
c)
Describir las posibles consecuencias de la violación de la
seguridad de los datos personales.
d)
Describir las medidas adoptadas o propuestas por el
responsable del tratamiento para poner remedio a la violación de la
seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas
adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
ü
Poner a disposición del responsable toda la información
necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para
la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el
responsable u otro auditor autorizado por él.
ü
Implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para
garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia
permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
ü
Destino de los datos
Devolver al responsable del tratamiento los
datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una
vez cumplida la prestación.
La devolución debe comportar el borrado
total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el
encargado.
No obstante, el encargado puede conservar
una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse
responsabilidades de la ejecución de la prestación.
Corresponde al responsable del tratamiento:
a)
Entregar al encargado los datos necesarios para que pueda
prestar el servicio.
b)
Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el
cumplimiento del RGPD por parte del encargado.
c)
Supervisar el tratamiento.
REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO
Tratamiento: Clientes
Finalidad del tratamiento
Gestión de la relación con los clientes
Descripción de las categorías de
clientes y de las categorías de datos personales:
Clientes:
Personas
con las que se mantiene una relación comercial como clientes
Categorías de datos personales:
Los
necesarios para el mantenimiento de la relación comercial. Facturar
De
identificación: nombre y apellidos, NIF, dirección postal, teléfonos, e-mail
Datos
bancarios: para la domiciliación de pagos
Las categorías de destinatarios a
quienes se comunicaron o comunicarán los datos personales:
Administración tributaria
Seguridad
Social
Gestoría
Cuando sea posible, los plazos
previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos:
Los
previstos por la legislación fiscal respecto a la prescripción de
responsabilidades
ANEXO MEDIDAS DE SEGURIDAD
INFORMACIÓN DE INTERÉS GENERAL
Este
documento ha sido diseñado para tratamientos de datos personales de bajo
riesgo de donde se deduce que el mismo no podrá ser utilizado para
tratamientos de datos personales que incluyan datos personales
relativos al origen étnico o racial, ideología política religiosa o
filosófica, filiación sindical, datos genéticos y biométricos, datos de
salud, y datos de orientación sexual de las personas así como cualquier otro
tratamiento de datos que entrañe alto riesgo para los derechos y libertades
de las personas.
El artículo
5.1.f del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) determina la
necesidad de establecer garantías de seguridad adecuadas contra el
tratamiento no autorizado o ilícito, contra la pérdida de los datos
personales, la destrucción o el daño accidental. Esto implica el
establecimiento de medidas técnicas y organizativas encaminadas a asegurar
la integridad y confidencialidad de los datos personales y la posibilidad
(artículo 5.2) de demostrar que estas medidas se han llevado a la práctica
(responsabilidad proactiva).
A tenor del
tipo de tratamiento que ha puesto de manifiesto cuando ha cumplimentado este
formulario, las medidas mínimas de seguridad mínimas que debería tener en
cuenta son las siguientes:
MEDIDAS ORGANIZATIVAS
INFORMACIÓN
QUE DEBERÁ SER CONOCIDA POR TODO EL PERSONAL CON ACCESO A DATOS PERSONALES
Todo el personal con acceso a los datos personales deberá
tener conocimiento de sus obligaciones con relación a los tratamientos de
datos personales y serán informados acerca de dichas obligaciones. La
información mínima que será conocida por todo el personal será la siguiente:
-
DEBER DE CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO
o
Se deberá evitar el acceso de
personas no autorizadas a los datos personales, a tal fin se evitará: dejar
los datos personales expuestos a terceros (pantallas electrónicas
desatendidas, documentos en papel en zonas de acceso público, soportes con
datos personales, etc.), esta consideración incluye las pantallas que se
utilicen para la visualización de imágenes del sistema de videovigilancia.
Cuando se ausente del puesto de trabajo, se procederá al bloqueo de la
pantalla o al cierre de la sesión.
o
Los documentos en papel y soportes
electrónicos se almacenarán en lugar seguro (armarios o estancias de acceso
restringido) durante las 24 horas del día.
o
No se desecharán documentos o
soportes electrónicos (cd, pen drives, discos duros, etc.) con datos
personales sin garantizar su destrucción.
o
No se comunicarán datos personales o
cualquier información personal a terceros, se prestará atención especial en
no divulgar datos personales protegidos durante las consultas telefónicas,
correos electrónicos, etc.
o
El deber de secreto y
confidencialidad persiste incluso cuando finalice la relación laboral del
trabajador con la empresa.
-
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS
DATOS
Se informará a todos los trabajadores acerca del
procedimiento para atender los derechos de los interesados, definiendo de
forma clara los mecanismos por los que pueden ejercerse los derechos (medios
electrónicos, referencia al Delegado de Protección de Datos si lo hubiera,
dirección postal, etc.) teniendo en cuenta lo siguiente:
o
Previa presentación de su documento
nacional de identidad o pasaporte, los titulares de los datos personales
(interesados) podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación,
supresión, oposición y portabilidad. El responsable del tratamiento deberá
dar respuesta a los interesados sin dilación indebida.
Para el derecho de acceso se facilitará a los
interesados la lista de los datos personales de que disponga junto con la
finalidad para la que han sido recogidos, la identidad de los destinatarios
de los datos, los plazos de conservación, y la identidad del responsable
ante el que pueden solicitar la rectificación supresión y oposición al
tratamiento de los datos.
Para el derecho de rectificación se procederá a
modificar los datos de los interesados que fueran inexactos o incompletos
atendiendo a los fines del tratamiento.
Para el derecho de supresión se suprimirán los datos
de los interesados cuando los interesados manifiesten su negativa u
oposición al consentimiento para el tratamiento de sus datos y no exista
deber legal que lo impida.
Para el derecho de portabilidad los interesados
deberán comunicar su decisión e informar al responsable, en su caso, sobre
la identidad del nuevo responsable al que facilitar sus datos personales.
El responsable del tratamiento deberá informar a todas las
personas con acceso a los datos personales acerca de los términos de
cumplimiento para atender los derechos de los interesados, la forma y el
procedimiento en que se atenderán dichos derechos.
-
VIOLACIONES DE SEGURIDAD DE DATOS DE
CARÁCTER PERSONAL
o
Cuando se produzcan violaciones de
seguridad DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL, como por ejemplo, el robo o acceso
indebido a los datos personales se notificará a la Agencia Española de
Protección de Datos en término de 72 horas acerca de dichas violaciones de
seguridad, incluyendo toda la información necesaria para el esclarecimiento
de los hechos que hubieran dado lugar al acceso indebido a los datos
personales. La notificación se realizará por medios electrónicos a través de
la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos en la
dirección: https://sedeagpd.gob.es
-
CAPTACIÓN DE IMÁGENES CON CÁMARAS Y
FINALIDAD DE SEGURIDAD (VIDEOVIGILANCIA)
o
UBICACIÓN DE LAS CÁMARAS:
Se evitará la captación de imágenes en zonas destinadas al descanso de los
trabajadores.
o
UBICACIÓN DE MONITORES:
Los monitores donde se visualicen las imágenes de las cámaras se ubicarán en
un espacio de acceso restringido de forma que no sean accesibles a terceros.
o
CONSERVACIÓN DE IMÁGENES:
Las imágenes se almacenarán durante el plazo máximo de un mes, con excepción
de las imágenes que sean aportadas a los tribunales y las fuerzas y cuerpos
de seguridad.
o
DEBER DE INFORMACIÓN:
Se informará acerca de la existencia de las cámaras y grabación de imágenes
mediante un distintivo informativo donde mediante un
pictograma y un
texto se detalle el responsable ante el cual los
interesados podrán ejercer su derecho de acceso. En el propio pictograma se
podrá incluir el texto informativo. En la página web de la Agencia disponen
de modelos, tanto del pictograma como del texto.
o
CONTROL LABORAL:
Cuando las cámaras vayan a ser utilizadas con la finalidad de control
laboral según lo previsto en el artículo 20.3 del Estatuto de los
Trabajadores, se informará al trabajador o a sus representantes acerca de
las medidas de control establecidas por el empresario con indicación expresa
de la finalidad de control laboral de las imágenes captadas por las cámaras.
o
DERECHO DE ACCESO A LAS IMÁGENES:
Para dar cumplimiento al derecho de acceso de los interesados se
solicitará una fotografía reciente y el Documento Nacional de Identidad del
interesado, así como el detalle de la fecha y hora a la que se refiere el
derecho de acceso.
No se facilitará al
interesado acceso directo a las imágenes de las cámaras en las que se
muestren imágenes de terceros. En caso de no ser posible la visualización de
las imágenes por el interesado sin mostrar imágenes de terceros, se
facilitará un documento al interesado en el que se confirme o niegue la
existencia de imágenes del interesado.
Para más información puede consultar las guías de
videovigilancia de la Agencia Española de Protección de Datos que se
encuentran a su disposición en la sección de publicaciones de la web
www.agpd.es.
MEDIDAS TÉCNICAS
IDENTIFICACIÓN
o
Cuando el mismo ordenador o
dispositivo se utilice para el tratamiento de datos personales y fines de
uso personal se recomienda disponer de varios perfiles o usuarios distintos
para cada una de las finalidades. Deben mantenerse separados los usos
profesional y personal del ordenador.
o
Se recomienda disponer de perfiles
con derechos de administración para la instalación y configuración del
sistema y usuarios sin privilegios o derechos de administración para el
acceso a los datos personales. Esta medida evitará que en caso de ataque de
ciberseguridad puedan obtenerse privilegios de acceso o modificar el sistema
operativo.
o
Se garantizará la existencia de
contraseñas para el acceso a los datos personales almacenados en sistemas
electrónicos. La contraseña tendrá al menos 8 caracteres, mezcla de números
y letras.
o
Cuando a los datos personales
accedan distintas personas, para cada persona con acceso a los datos
personales, se dispondrá de un usuario y contraseña específicos
(identificación inequívoca).
o
Se debe garantizar la
confidencialidad de las contraseñas, evitando que queden expuestas a
terceros. Para la gestión de las contraseñas puede consultar
la guía de privacidad y seguridad en internet de la Agencia
Española de Protección de Datos y el Instituto Nacional de Ciberseguridad.
En ningún caso se compartirán las contraseñas ni se dejarán anotadas en
lugar común y el acceso de personas distintas del usuario.
DEBER DE SALVAGUARDA
A continuación se exponen las medidas técnicas mínimas para
garantizar la salvaguarda de los datos personales:
o
ACTUALIZACIÓN DE ORDENADORES Y
DISPOSITIVOS: Los dispositivos y
ordenadores utilizados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos
personales deberán mantenerse actualizados en la media posible.
o
MALWARE:
En los ordenadores y dispositivos donde se realice el tratamiento
automatizado de los datos personales se dispondrá de un sistema de antivirus
que garantice en la medida posible el robo y destrucción de la información y
datos personales. El sistema de antivirus deberá ser actualizado de forma
periódica.
o
CORTAFUEGOS O FIREWALL:
Para evitar accesos remotos indebidos a los datos personales se velará para
garantizar la existencia de un firewall activado en aquellos ordenadores y
dispositivos en los que se realice el almacenamiento y/o tratamiento de
datos personales.
o
CIFRADO DE DATOS:
Cuando se precise realizar la extracción de datos personales fuera del
recinto donde se realiza su tratamiento, ya sea por medios físicos o por
medios electrónicos, se deberá valorar la posibilidad de utilizar un método
de encriptación para garantizar la confidencialidad de los datos personales
en caso de acceso indebido a la información.
o
COPIA DE SEGURIDAD:
Periódicamente se realizará una copia de seguridad en un segundo soporte
distinto del que se utiliza para el trabajo diario. La copia se almacenará
en lugar seguro, distinto de aquél en que esté ubicado el ordenador con los
ficheros originales, con el fin de permitir la recuperación de los datos
personales en caso de pérdida de la información.
Las medidas
de seguridad serán revisadas de forma periódica, la revisión podrá
realizarse por mecanismos automáticos (software o programas informáticos) o
de forma manual. Considere que cualquier incidente de seguridad informática
que le haya ocurrido a cualquier conocido le puede ocurrir a usted, y
prevéngase contra el mismo.
Si desea más
información u orientaciones técnicas para garantizar la seguridad de los
datos personales y la información que trata su empresa, el Instituto
Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) en su página web
www.incibe.es,
pone a su disposición herramientas con enfoque empresarial en su sección
«Protege tu
empresa» donde, entre otros servicios, dispone de:
-
un apartado de
formación
con un
videojuego,
retos para respuesta a incidentes y videos interactivos de
formación sectorial,
-
un
Kit de concienciación para empleados,
-
diversas
herramientas para ayudar a la empresa a mejorar su
ciberseguridad, entre ellas
políticas para el empresario, el personal técnico y el
empleado, un
catálogo de empresas y soluciones de seguridad y una
herramienta de análisis de riesgos.
-
dosieres temáticos complementados con videos e infografías y
otros recursos,
-
guías
para el empresario,
Además
INCIBE, a través de la Oficina de
Seguridad del Internauta, pone también a su disposición
herramientas
informáticas gratuitas e información adicional pueden ser de utilidad para
su empresa o su actividad profesional.